CANADA

Adjoint administratif/Adjointe administrative

locationSaint John - New Brunswick (NB),

atCity of Saint John

Estimated salary $16 an hour

Job Description:

Aperçu du poste :
Relevant directement du greffier des services municipaux, le ou la titulaire du poste doit offrir un soutien administratif au bureau du maire, aux membres du Conseil municipal et au bureau du greffier des services municipaux.

Cette personne sera le premier point de contact du bureau du maire et sera responsable de la gestion de l’aire de réception et de l’accueil des clients.

Le ou la titulaire du poste fournira des services de réception et de soutien administratif au bureau du maire, aux membres du Conseil et au Bureau du greffier municipal. Ses principales fonctions consisteront à fournir un service à la clientèle exceptionnel à tous les citoyens, fonctionnaires et personnes-ressources internes et externes. La personne qui occupera ce poste devra préparer et organiser la correspondance au nom du maire et d’autres fonctionnaires, au besoin. Elle contribuera à la coordination des réunions, des événements et des cérémonies au nom du bureau du maire. Elle travaillera en étroite collaboration avec le conseiller stratégique du maire pour veiller à ce que l’horaire et le courriel du maire soient mis à jour et organisés.

Le ou la titulaire de ce poste doit d’abord et avant tout assurer la liaison entre le bureau du maire, le directeur municipal et les représentants du gouvernement à tous les niveaux, tout en préservant la confidentialité des
renseignements privilégiés en tout temps.

Les tâches particulières comprennent répondre au téléphone; accueillir les citoyens et les visiteurs à l’hôtel de ville; répondre à la correspondance et aux demandes de renseignements du public; aider à résoudre les problèmes qui ne relèvent pas de secteurs de responsabilité particuliers des services; faire enquête sur les plaintes des citoyens et contribuer à les résoudre; et maintenir de bonnes relations publiques au nom du maire et du Conseil et de la Ville.

Les heures normales de bureau seront de 8 h 30 à 16 h 30. À l’occasion, il faudra travailler en dehors des heures normales de travail, en particulier lors de la tenue de réunions du Conseil et des comités.

Le ou la titulaire du poste remplacera également à l’occasion l’adjoint administratif de l’avocat général.

Qualifications Essentielles :
Un niveau de connaissance pratique des systèmes Microsoft Office est requis.

Niveau intermédiaire (2) de compétence en français déterminé par le test de compétence orale en français de la province du Nouveau-Brunswick.

Un diplôme ou un certificat en administration des affaires ou un programme équivalent d’un collège ou d’une université agréé est exigé.

Au moins deux ans d’expérience dans un rôle semblable sont exigés.

Entente de confidentialité obligatoire.

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