CANADA

Secrétaire de direction

locationMoncton - New Brunswick (NB),

atUniversité de Moncton, campus de Moncton

Estimated salary $50,398 - $59,038 a year

Job Description:

Titre du poste : Secrétaire de direction
Période de l'emploi : (Poste régulier)
Campus : Moncton
Type : Personnel de bureau
Secteur : Direction des partenariats et Cabinet du recteur

Fonction et information générale : Relevant de la Direction des partenariats et du Cabinet du recteur, la personne occupant ce poste fournit un appui principalement à la direction ainsi qu'à l'ensemble du Cabinet. La personne assure le bon fonctionnement du bureau et voit également au suivi de plusieurs dossiers qui sont de nature confidentielle.

RESPONSABILITÉS :

  • Responsable de la réception de la Direction des partenariats et du Cabinet du recteur;
  • Gérer l'agenda de la direction;
  • Gérer le courriel, les communications téléphoniques, la correspondance et les équipes TEAMS de la Direction des partenariats;
  • Assister la direction dans l'organisation des visites de délégations internationales et de groupes externes sur les trois campus;
  • Coordonne l'organisation de divers éléments, colloques et activités institutionnelles;
  • Coordonne le processus de signature, d'envoi et de classement des ententes internationales;
  • Soutenir et fournir un appui avec l'organisation, la coordination et les suivis des réunions de divers comités et les activités de la direction y inclus la préparation des documents pertinents et la rédaction des procès-verbaux;
  • Fournir un appui dans la rédaction et la saisie de textes, de documents et de correspondances du secteur, y inclus les documents de nature juridique;
  • Fournir un appui à la gestion du budget du secteur et faire les suivis;
  • Assister dans la coordination du programme des commandites et de partenariats;
  • Maintenir le système de classement des dossiers électroniques du secteur ainsi qu'effectuer le classement papier;
  • Préparer les rapports de voyage, les demandes de paiements, les demandes d'achat et les bons de commande;
  • Appuyer ou remplacer la Secrétaire de direction du Cabinet du recteur au besoin; et
  • Toutes autres tâches demandées dans le cadre de ses fonctions.

Particularités :

  • Détenir un diplôme postsecondaire dans le domaine de la gestion de bureau et une grande expérience dans un rôle de soutien administratif au niveau de
la direction. Une combinaison équivalente en formation et en expérience pourrait être considérée;
  • Avoir de bonnes aptitudes dans la rédaction, la révision et la correction d'épreuves de notes, de correspondance, de rapports et autres documents;
  • Avoir de l'expérience dans la gestion, la planification et l'organisation d'activités et d'évènements;
  • Savoir faire preuve de discrétion, de tact, de diplomatie et de jugement dans les activités quotidiennes;
  • Être capable d'établir et d'entretenir de bonnes relations interpersonnelles;
  • Avoir la capacité de prévoir les événements, d'organiser son travail et d'établir les priorités entre ses différentes tâches, les réunions et des demandes importantes et simultanées;
  • Être capable de travailler de manière autonome ainsi qu'en équipe, selon les besoins du dossier, dans un environnement axé sur le service à la clientèle;
  • Avoir une bonne connaissance des pratiques administratives, y compris de la gestion des dossiers et de la logistique de bureau tout en ayant le souci du détail;
  • Avoir une bonne connaissance de la suite Microsoft Office, l'utilisation de l'internet, et le courriel; et
  • Démontrer une maîtrise de la langue française et de langue anglaise à l'oral et à l'écrit.
  • ATOUT :

    • Avoir une bonne connaissance du milieu universitaire.

    AUTRE CONDITION:

    Accepter de travailler un horaire de 40 heures par semaine.

    Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de présentation en français sous format Word, au plus tard à la date de fermeture et citant le numéro de référence.

    L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme et homme, y compris les autochtones, les personnes handicapées et les membres de minorités visibles. Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.

    Salaire : 50 398 $ à 59 038 $
    Fermeture du concours : Le 30 août 2020
    Entrée en fonction : Dès que possible
    Numéro de référence : UM20-OUR38_M00008-00

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